Mietverträge als PDF, unstrukturierte Excel-Listen, tausende Mieteranfragen pro Monat: Dirk Wichner von der DVI Gruppe sieht die klassischen Systeme im Property- und Asset-Management an ihrer Grenze. Mit der neuen Gesellschaft PropAI Solutions setzt er deshalb auf Künstliche Intelligenz, die Daten zusammenführt, Prozesse priorisiert und operative Abläufe automatisiert. Im Interview erklärt Wichner, warum die KI bei der Vertragsauswertung inzwischen „0:200“ gegen den Menschen führt, weshalb der Property Manager künftig stärker zum Prozesssteuerer wird und warum die Technologie vor allem eine Antwort auf den Fachkräftemangel ist.
IMMOBILIEN AKTUELL (IA): Viele sprechen über KI im Immobilienmanagement. Sie gründen dafür eine eigene Gesellschaft. Was konnten bestehende Softwarelösungen aus Ihrer Sicht nicht leisten?
Dirk Wichner (DW): Im Alltag von Property- oder Asset Management kommen die klassischen Systeme schnell an ihre Grenzen. Solange alle Daten sauber vorliegen, funktionieren sie gut. Aber in der Realität ist das selten der Fall. Informationen fehlen, liegen in verschiedenen Formaten vor oder sind schlicht nicht aktuell. Ein typisches Beispiel sind Mietverträge, die bestenfalls als PDF abgelegt sind und somit von den Systemen gar nicht richtig verarbeitet werden können. Meist jedoch liegen die Informationen noch immer in Papierform vor oder wurden in riesigen Excel-Dateien eingepflegt. Das führt dazu, dass manuell nachgearbeitet werden müsste, was aufgrund des akuten Arbeitskräftemangels aber mehr und mehr ausfällt. Genau da setzt unsere KI von PropAI Solutions an: Sie bündelt Daten aus verschiedenen Quellen, strukturiert und verarbeitet diese weiter. Es geht nicht mehr nur darum, Informationen zu verwalten, sondern Zusammenhänge zu erkennen und Prozesse aktiv zu steuern.
IA: PropAI Solutions ist ein Effizienztool für interne Prozesse und soll perspektivisch Dritten angeboten werden? Welche Umsatzambitionen gibt es und warum teilen Sie das Knowhow mit anderen?
DW: Die Lösungen sind aus konkreten Anforderungen in unserem operativen Alltag entstanden. Wir haben schnell gemerkt, dass viele Unternehmen vor ähnlichen Herausforderungen stehen. Deshalb liegt es nahe, dieses Wissen auch anderen zur Verfügung zu stellen. Aktuell geht es uns weniger um konkrete Umsatzziele, sondern darum, die Anwendungen in der Praxis zu testen und weiterzuentwickeln.
IA: Welche konkreten Prozesse im Asset- und Property-Management haben Sie zuerst automatisiert und warum genau diese?
DW: Zentraler Einstiegspunkt war der Kundenservice. Im Wohnsegment erhalten wir Tausende Anrufe pro Monat. Wenn z.B. in einer Wohnanlage die Heizung ausfällt, laufen in kurzer Zeit die Meldungen über Telefon, E Mail oder Mieter-Apps ein. Früher mussten diese einzeln bearbeitet werden. Zur Unterstützung haben wir zunächst einen Telefonassistenten getestet, der aber lediglich Anrufe zusammengefasst hat, oftmals aber unvollständig. Heute werden die Mangelmeldungen von unserem KI-Tool automatisch gebündelt, den Objekten zugeordnet und nach Dringlichkeit priorisiert. Dadurch entsteht aus vielen Einzelmeldungen ein strukturierter Vorgang, gleichzeitig können betroffene Mieter schneller informiert werden. Statt Informationen nur eindimensional aufzunehmen, ist also ein mehrdimensionaler Prozess entstanden. Ein zweiter Schwerpunkt war die Auswertung von Mietverträgen, die heute automatisiert strukturiert und mit den Stammdaten abgeglichen wird. Als nächsten Schritt schauen wir uns die Nebenkostenabrechnung im Gewerbesegment an, wo die Prozesse durch viele Umlageschlüssel und Ausnahmen besonders komplex sind.
IA: Beim Auslesen von Mietverträgen: Wie hoch ist die Fehlerquote im Vergleich zur manuellen Prüfung und wo greifen weiterhin menschliche Kontrollmechanismen?
DW: Wir sehen in der Praxis, dass die KI sehr zuverlässig arbeitet. Ich sage immer zugespitzt, es steht aktuell 0:200 für die KI. Dennoch bleibt die menschliche Kontrolle ein fester Bestandteil unserer Prozesse, insbesondere bei rechtlich sensiblen Fragestellungen. Die KI übernimmt die Vorarbeit, strukturiert Inhalte und weist auf mögliche Abweichungen hin. Die finale Bewertung erfolgt weiterhin durch unsere Mitarbeiter.
IA: Mieterkommunikation per KI klingt nach Skaleneffizienz. Wie stellen Sie sicher, dass Servicequalität und rechtliche Sicherheit nicht leiden?
DW: Entscheidend ist die Einbettung in bestehende Abläufe. Die KI fungiert nicht als isoliertes Tool, sondern nur als Teil des Prozesses. Wie gerade beschrieben sorgt sie dafür, dass die Anfragen strukturiert, priorisiert und weitergeleitet werden. Bei einfachen und wiederkehrenden Themen kann das System auch direkt eine passende Rückmeldung geben, etwa eine Eingangsbestätigung oder eine Information zum aktuellen Bearbeitungsstand. Sobald es aber komplexer wird oder rechtliche Fragen im Spiel sind, wird der Fall gezielt an einen Mitarbeiter übergeben. So bleibt die Qualität der Kommunikation hoch und gleichzeitig wird die Bearbeitung deutlich effizienter.
IA: Verändert KI das Rollenprofil des klassischen Property-Managers? Wird er Datenkurator, Prozesssteuerer, Beziehungsmanager?
DW: Das Tätigkeitsprofil des Property Managers hat sich in den vergangenen Jahren auch ohne KI deutlich verändert, nun kommt noch eine weitere Komponente hinzu. Ich sehe diese Entwicklung eher als Aufwertung des Berufsbildes, denn Routineaufgaben treten in den Hintergrund. Property Manager steuern dafür Prozesse, ordnen Ergebnisse ein und treffen Entscheidungen auf Basis der vorhandenen Daten. Gleichzeitig bleibt mehr Zeit für den Austausch mit Mietern, Dienstleistern und Eigentümern. Gerade mit Blick auf den Fachkräftemangel ist das eine wichtige Entwicklung. Das Berufsbild wird attraktiver, weil es weniger von Routine, dafür mehr von Verantwortung, modernen Technologien geprägt wird. Das spricht auch gezielt jüngere Fachkräfte an.