Bushra Nadeem ist Founder und Managing Director von Artes Recruitment, einer auf die Bau- und Immobilienbranche spezialisierten Personalberatung mit Sitz in Frankfurt am Main und weiteren Büros in Berlin, Hamburg und München. Für IMMOBILIEN AKTUELL hat sie analysiert, warum sich strategisches Recruiting auch in herausfordernden Zeiten lohnt.
Der deutsche Immobilienmarkt befindet sich nach harten Krisenjahren in einer Phase der Neujustierung. Die Transaktionsvolumina stabilisieren sich langsam, Projekte werden aber nach wie vor selektiver kalkuliert und Finanzierungen differenzierter strukturiert. Unternehmen agieren bewusster, Entscheidungen werden noch sorgfältiger als früher getroffen. Auch im Bereich Personal: Neue Positionen entstehen deutlich zielgerichteter als noch in den Hochphasen der vergangenen Dekade. Genau deshalb gewinnen Qualität und Timing von Besetzungen heute mehr denn je an Bedeutung, und ein betriebswirtschaftlicher Blick auf das häufig unterschätzte Thema Vakanz rückt in den Mittelpunkt. Denn auch wenn derzeit nur selten expansiv eingestellt wird, entstehen Kosten, wenn Schlüsselpositionen unbesetzt bleiben oder zu spät besetzt werden. Auf der anderen Seite lässt sich der wirtschaftliche Wert von Personalakquise quantitativ bestimmen. Cost of Vacancy (CoV) und ROI im Recruiting sind die Kennzahlen, die es dabei zu beachten gilt.
Die sogenannte „Cost of Vacancy“ beschreibt die wirtschaftlichen Effekte einer unbesetzten Position. Bleibt der Stuhl leer, macht sich das auch beim Umsatz bemerkbar. In der Immobilienwirtschaft sind diese Effekte meist erheblich. Denn fehlt ein Asset Manager, bleiben Wertsteigerungspotenziale ungenutzt. Ist eine Projektleitungsrolle vakant, verzögern sich Abstimmungen, Vergaben oder Reportingprozesse. Fehlen Kapazitäten im Investment, werden Opportunitäten nicht mit der notwendigen Tiefe geprüft. Eine einfache Annäherung ist der erwartete jährliche Wertschöpfungsbeitrag einer Funktion, geteilt durch die Arbeitstage eines Jahres. Selbst konservativ gerechnet wird deutlich, welche wirtschaftliche Hebelwirkung qualifizierte Fach- und Führungsrollen besitzen. Bereits wenige Monate Vakanz können einen Effekt erzeugen, der weit über den reinen Personalkosten liegt. Gleichzeitig wird Recruiting in schwachen Marktphasen oft primär als Kostenfaktor betrachtet. Honorare, Suchaufwand und interne Ressourcen erscheinen als Budgetbelastung. Ein Trugschluss. Denn Recruiting ist keine reine Ausgabe – es ist eine Investition mit messbarer Rendite.
CoV oder: Was Vakanzen wirklich kosten
Wie hoch die Cost of Vacancy tatsächlich ist, zeigt ein einfaches Beispiel aus der Praxis: Eine Bauprojektmanager-Rolle mit 80.000 Euro Jahresgehalt bleibt 150 Tage unbesetzt. Die Rolle hat den Faktor 3, weil sie einen hohen Einfluss auf das Betriebsergebnis hat. Die Costs of Vacancy in diesem Fall belaufen sich auf rund 102.000 Euro. Wir Personaler unterteilen diese Kosten im Immobilienbereich gerne in direkte und indirekte Kosten. Direkte Kosten entstehen etwa durch Projektverzögerungen, nicht realisierte Wertschöpfung oder zusätzliche externe Unterstützung. Indirekte Kosten zeigen sich subtiler: Abstimmungen dauern länger, Entscheidungen werden vertagt, Opportunitäten nicht konsequent verfolgt. Hinzu kommt ein oft unterschätzter Effekt: In der Praxis springen Kolleginnen und Kollegen ein. Aufgaben werden mitübernommen, Projekte „mitgezogen“, Verantwortung verteilt. Kurzfristig stabilisiert das die Situation, mittel- bis langfristig entsteht jedoch eine neue Lücke – denn die eigentlichen Rollen dieser Personen bleiben unausgefüllt. Denn am Ende verlagert sich die Vakanz nur und löst sich nicht auf.
ROI im Recruiting: Warum Schlüsselpositionen Mehrwert schöpfen
Auch der ROI im Recruiting lässt sich klar herleiten. Entscheidend ist nicht allein die Höhe des Honorars, sondern der geschaffene Mehrwert durch eine passgenaue Besetzung. Wenn eine strategische Schlüsselposition Prozesse stabilisiert, Wertpotenziale hebt oder Projekte beschleunigt, entsteht ein Effekt, der die Investition in professionelle Suche deutlich übersteigt. Recruiting wird somit vom vermeintlichen Kostenblock zum Renditehebel. Denn gerade in einer kapitalintensiven Branche ist Zeit ein Renditefaktor. Geschwindigkeit in Entscheidungsprozessen, klare Verantwortlichkeiten und Kompetenz an den entscheidenden Stellen wirken sich unmittelbar auf Performance aus. Die Bau- und Immobilienwirtschaft bleibt am Ende immer People Business, strategische Schlüsselpositionen sind und bleiben Werttreiber. Professionelles, spezialisiertes Recruiting reduziert deshalb nicht nur die Besetzungsdauer, sondern erhöht auch die Passgenauigkeit. Wer Rollen präzise definiert, Einflussfaktoren realistisch bewertet und gezielt anspricht, minimiert Fehlentscheidungen und stärkt die Organisation nachhaltig. Genau hier liegt der Unterschied zwischen reaktiver Personalsuche und strategischem Recruiting.
Wer zögert, zahlt oft einen hohen Preis
Die entscheidende Frage lautet daher nicht: Können wir uns Recruiting leisten? Sondern: Welchen Preis zahlen wir, wenn wir zu lange warten? Vakanz ist kein kostenneutraler Zustand, sie ist ein Faktor, der Energie saugt und das Betriebsergebnis verschlechtert. Deshalb ist das Wissen um diese beiden Kennzahlen oft der entscheidende Mindshift, um wichtige Personalentscheidungen – natürlich immer vor dem Hintergrund der wirtschaftlichen Gesamtsituation des Unternehmens – strategisch zu fällen und Personal bewusst als Hebel für Stabilität und nachhaltigen Erfolg zu sehen. Denn am Ende gilt: Vakanz kostet – Besetzung rechnet sich.