Deutsche Unternehmen stehen derzeit vor der Herausforderung, ihre Büros neu zu erfinden – oder zumindest zu hinterfragen. Denn einerseits wollen viele Arbeitnehmer hierzulande die Möglichkeit von Homeoffice nicht mehr missen, andererseits besteht der starke Wunsch nach dem Büro als Ort des Austausches. Wer als Arbeitgeber diese Balance nicht findet, riskiert den Verlust wertvoller Talente. Doch ist dieser Wunsch nach Flexibilität überhaupt realistisch? Dieser Frage geht Nicolai Baumann, Managing Director und Country Manager Germany von Avison Young, in seinem Kommentar auf den Grund.
Zahlreiche Umfragen haben in den vergangenen Monaten gezeigt, dass das Arbeiten von zu Hause für die meisten Menschen eine positive Erfahrung war. Viele Arbeitnehmer haben die Aspekte der Remote-Arbeit als gewinnbringend für ihre Leistung empfunden und die Vorteile der flexiblen Arbeitsweise genossen, die sie nun auch in Zukunft beibehalten möchten. Aber je länger die Mitarbeitenden nicht im Büro waren, desto mehr fehlte ihnen der menschliche Kontakt. Für einige sind zudem eine mangelnde Ausstattung oder schlicht zu wenig Platz zu Hause eine Herausforderung. Um weiterhin Teil einer Arbeitskultur zu sein, den Austausch mit den Kollegen genießen zu können und dennoch regelmäßig von Zuhause aus Arbeiten zu können, hat sich der Ruf nach Hybridlösungen verstärkt.
Das Beste aus zwei Welten: Hybridoffices
Es ist zwar möglich, dass sich dieser Ruf nach dem Recht auf flexible Arbeit ein wenig abschwächen wird, sobald die Pandemie zurückgeht, aber es scheint wahrscheinlich, dass in den kommenden Jahren Arbeitnehmer in die Pflicht genommen werden, die mobile Arbeit von mehreren Orten aus zu unterstützen. Der Gewerbeimmobilienberater Avison Young versteht dieses Modell als Multiverse of Work.
Die Unterstützung dieses Modells wird die Unternehmen vor große Herausforderungen stellen, da die Bedürfnisse sehr individuell sind und mitunter von dem eigenen Wohnraum oder sogar dem Alter der Mitarbeitenden abhängen. Dazu kommen unzählige organisatorische Schritte, wie die Remote-Mitarbeiterbetreuung, Fragen der Versicherung bei Unfällen, Datensicherheit sowie das meist holprige Proben, Erlernen und Einbringen von technischen Kollaborationsmöglichkeiten, wie Zoom, Chatprogrammen und Projektmanagementtools.
Aber auch der Markt und die Vermieter stehen vor der Herausforderung, diesen Bedürfnissen mit entsprechenden Räumen zu begegnen. Mieter, die neue Büroräume beziehen, wünschen sich mehr Flexibilität in ihren Mietverträgen, was sich natürlich auf die Kosten auswirkt. Auch müssen bestehende Raumkonzepte neu gedacht werden, um etwa Meetingräume zu Begegnungszonen umzuformen oder von Fix- auf Flexdesksysteme umzustellen, wo sich Mitarbeitende im Wechsel denselben Arbeitsplatz teilen. Das erfordert ein Umdenken in der Bereitstellung der entsprechenden Immobilie, mehr Austausch zwischen Vermieter und Mieter sowie Empathie für den Digitalisierungsgrad, die Dynamik und die kommenden Herausforderungen für Unternehmen, die auf der Suche nach einem festen Büro sind.
Es gibt keine „One Size Fits All-Lösung“ bei zukünftigen Büros
Obwohl das Hybridoffice mit seinen Erfolgsversprechen vielerorts noch in der Bringschuld ist, gehen viele Expertinnen und Experten bereits davon aus, dass es sowohl die Erwartungshaltung der Mitarbeitenden trifft und – möglicherweise genau deswegen – die Unternehmensleistung steigert. Avison Young zitiert für die Multiverse of Work-Studie Tanuj Kapilashrami, Group Head Human Resources der renommierten Standard Chartered Bank: „In zwei oder drei Jahren wird die Nicht-Einführung des hybriden Arbeitens so sein, wie die Nicht-Einführung der E-Mail vor 20 Jahren.”
Während Unternehmen, die zuerst durch die Pandemie ihren Digitalisierungsschub erhalten haben, mitunter damit schon ein wenig ringen, sind die Hürden für Behörden und Institutionen ungleich höher. Viele dieser Instanzen sind aus unterschiedlichen Gründen nicht in der Lage, das Homeoffice oder das hybride Arbeiten so umzusetzen, wie zum Beispiel ein Start-up oder eine Digitalagentur. Datenschutzbestimmungen, Sicherheitsauflagen und genormte Arbeitsstrukturen erfordern einen langfristigen Planungsspielraum für ein festes Büro.
So hat die Gewerbeimmobilienberatung Avison Young in Berlin beispielsweise vor kurzem einen Mietvertrag für einen Zeitraum von über 17 Jahren für eine staatliche Institution zur Unterschrift gebracht. Losgelöst von Fragen nach Umsätzen und Wachstumszahlen, wie sie Unternehmen begleiten, herrschen hier andere Prioritäten und Realitäten, die auch zu einem Digitalisierungsschub co-existieren. Hier wird der Platz schlichtweg gebraucht – und zwar langfristig und planungssicher und das in einer sich stetig wandelnden Metropole wie Berlin.
Die Zeit der Experimente in Sachen Arbeitsplatzmodelle
In den nächsten Jahren wird viel mit verschiedenen Arbeitsplatzmodellen experimentiert. Die Frequenz von Remote- und Vor-Ort-Arbeit wird jedoch weiter je nach Branche, Funktion und geografischer Lage variieren, ganz zu schweigen von persönlichen Umständen und Vorlieben. Zudem werden einige Positionen immer eine persönliche Zusammenarbeit mit anderen erfordern, genauso wie einige Charaktere mehr oder weniger soziale Interaktion bevorzugen. Auch wenn die Präsenzpflicht im bekannten Ausmaß wohl der Vergangenheit angehört, bleibt uns das Büro in Zukunft erhalten – jedoch neu gedacht und gegebenenfalls besser ausgestattet. Hygienekonzepte sind ein Beispiel für eine neue, aber dauerhafte Konstante in der Gestaltung und Planung von Büros, die weiterentwickelt werden – zum Beispiel durch Lüftungssysteme oder Reinigungszyklen.
Es ist auch zu erwarten, dass Unternehmen und Behörden ihre Mitarbeitenden weiterhin stärker unterstützen werden, sicher und komfortabel arbeiten zu können. Von Beratungsangeboten bis hin zu Rückerstattungen für erstandenes Equipment sind alle Variationen möglich. Dies dient dem doppelten Zweck, die Effektivität der Mitarbeitenden zu maximieren und die Flexibilität am Arbeitsplatz so gerecht wie möglich zu verteilen und damit letztlich auch im War-for-talents zu bestehen.
Der wohl größte und nennenswerte Effekt ist das eigene Investment in das Büro, sei es durch die Einführung neuer Nutzungskonzepte, gegebenenfalls inklusive Raumoptimierung und/oder eine Veränderung der Ausstattungen. Es reicht nicht, Räume mit neuen Möbeln auszustatten. Die Pandemie hat dem Büro als Ort die Pflicht aufgetragen, sich neu zu erfinden und mit Eifer und frischen Ideen wieder das zu werden, was ein Büro für die Mitarbeitenden ausmacht: einen Ort, um sich auszutauschen und gemeinsam etwas zu bewirken.
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